Đang xem 263.1 NGHIỆP VỤ CHI
3.1.1 Nghiệp vụ mua sắm nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
3.1.1.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập đề nghị
- Cá nhân/đơn vị có nhu cầu mua sắm nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động phải lập đề nghị
- Giấy đề nghị phải ghi rõ những nội dung (mục đích sử dụng, số tiền, thời gian sử dụng, chữ ký của những đơn vị có chức năng)
Bước 2. Trình duyệt (nếu đơn vị tự mua)
- Giấy đề nghị phải trình cho lãnh đạo đơn vị phê duyệt rồi gởi cho phòng Quản trị Vật tư. Phòng Quản trị Vật tư sẽ kiểm tra sự cần thiết và phù hợp đề nghị của đơn vị rồi phê duyệt ý kiến
- Cá nhân/đơn vị nhận lại đề nghị của mình tại phòng Quản trị Vật tư (thời gian từ lúc gởi tới lúc nhận do phòng Quản trị Vật tư quy định). Sau đó cá nhân/đơn vị trình đề nghị của mình cho phòng Kế hoạch Tài chính. Phòng Kế hoạch Tài chính căn cứ hoạt động thu chi của đơn vị phê duyệt ý kiến về tài chính.
- Cá nhân/đơn vị nhận lại đề nghị tại phòng Kế hoạch Tài chính trình đề nghị của mình cho Ban Giám hiệu. Ban Giám hiệu kiểm tra đề nghị và phê duyệt chỉ đạo thực hiện
Bước 3. Tạm ứng
- Cá nhân/đơn vị nhận lại đề nghị của mình tại văn phòng Ban Giám hiệu
- Sau khi nhận được giấy đề nghị đã được Ban giám hiệu duyệt cá nhân/đơn vị đem đến phòng Kế hoạch Tài chính gặp Kế toán Công nợ làm thủ tục tạm ứng. (quy trình tạm ứng giống nghiệp vụ chi tạm ứng 3.1.3)
3.1.1.2 Mẫu biểu sử dụng
- Giấy đề nghị mẫu C311-HD
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu C37 - HD
- Phiếu chi mẫu C31 - BB
3.1.2 Nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định
3.1.2.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập tờ trình
Đơn vị có nhu cầu mua sắm trang bị tài sản cố định lập tờ trình trình thủ trưởng đơn vị duyệt. Tờ trình này sẽ nộp cho phòng Quản trị Vật tư
Bước 2. Trình duyệt
- Sau khi phòng Quản trị Vật tư kiểm tra/đối chiếu sự cần thiết và phù hợp của việc trang bị tài sản. Phòng Quản trị Vật tư cho ý kiến cụ thể, nếu chấp thuận thì sẽ chuyển tờ trình trang bị sang phòng Kế hoạch Tài chính (Trưởng phòng) để phòng Kế hoạch Tài chính phê duyệt tài chính
- Phòng Quản trị Vật tư nhận lại tờ trình từ phòng Kế hoạch Tài chính và trình Ban giám hiệu duyệt. Nếu được Ban giám hiệu chấp thuận phòng Quản trị Vật tư triển khai thực hiện (chọn giá, đấu thầu…), nếu là đấu thầu (tiếp bước 3)
Bước 3. Nộp tiền đấu thầu
- Những cá nhân/đơn vị kinh doanh cung cấp tài sản cho trường liên hệ với phòng Quản trị Vật tư nhận giấy nộp tiền và ghi đầy đủ các thông tin quy định
- Nộp tiền tham gia đấu thầu tại phòng Kế hoạch Tài chính
- Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền lập phiếu thu trình lãnh đạo phòng duyệt rồi đưa cho người nộp tiền
- Nộp tiền tại phòng thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu thu tiền và trả lại cho người nộp tiền liên 2 đã ký tên đóng dấu đã thu tiền
Bước 4. Soạn hợp đồng
- Những cá nhân/đơn vị trúng thầu liên hệ với phòng Quản trị Vật tư soạn thảo hợp đồng cung cấp tài sản
- Phòng Quản trị Vật tư trình hợp đồng cho Ban Giám hiệu duyệt
Bứơc 5. Nghiệm thu, bàn giao tài sản
Khi việc trang bị tài sản đã hoàn thành phòng Quản trị Vậ tư và đơn vị được trang bị phải lập biên bản nghiệm thu tài sản, biên bản bàn giao tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng
Bước 6. Thanh toán
Kế toán TSCĐ căn cứ vào hồ sơ mua tài sản (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao… ) làm thủ tục thanh toán cho đơn vị cung cấp đúng thời hạn quy định
3.1.2.2 Biểu mẫu sử dụng
- Tờ trình mẫu C 3.1.2 a
- Hợp đồng mẫu C322-HD
- Giấy báo giá mẫu C 3.1.2 b
- Biên bản xét thầu mẫu C 3.1.2 c
- Giấy nộp tiền mẫu C 3.1.2 d
- Phiếu thu mẫu C30-BB
- Biên bản nghiệm thu tài sản mẫu
- Biên bản bàn giao tài sản mẫu C54-HD
- Biên bản thanh lý hợp đồng mẫu C51-HD
- Giấy báo Nợ/Có của Ngân hàng mẫu
3.1.3 Nghiệp vụ chi tạm ứng
3.1.3.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập kế hoạch
- Cá nhân/đơn vị có nhu cầu tạm ứng tiền để sử dụng hoạt động lập kế hoạch trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt
- Kế hoạch hoạt động phải được lập chi tiết theo từng khoản mục chi và ghi rõ mục đích chi
Bước 2. Trình duyệt
- Nộp kế hoạch chi cho kế toán chức năng theo dõi nguồn kinh phí (đào tạo ĐH, CĐ, SĐH, HTQT, NCKH…) để kế toán viên kiểm tra các hạng mục chi, nguồn kinh phí của đơn vị. Có ý kiến đề xuất cụ thể, trình lãnh đạo phòng phê duyệt.
- Cá nhân/đơn vị nhận giấy đề nghị tạm ứng tại phòng Kế hoạch Tài chính rồi ghi đầy đủ các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng. Sau đó nộp giấy đề nghị tạm ứng kèm với kế hoạch chi cho kế toán công nợ (đã được kiểm tra bởi kế toán chức năng). Kế hoạch và giấy đề nghị tạm ứng phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị
- Kế toán công nợ kiểm tra tình hình công nợ của cá nhân/đơn vị rồi phê ý kiến đề xuất của mình. Sau đó kế toán công nợ trình hồ sơ của đơn vị lên lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính để phê duyệt.
- Cán bộ công nhân viên đi tạm ứng nhận lại hồ sơ từ kế toán chức năng quản lý nguồn kinh phí trình Ban Giám hiệu duyệt kế hoạch chi và giấy tạm ứng
Bước 3. Lập phiếu chi
- Cán bộ công nhân viên nhận hồ sơ tạm ứng từ Ban Giám hiệu rồi qua gặp kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán căn cứ vào hồ sơ đề nghị tạm ứng (giấy đề nghị tạm ứng, kế hoạch chi) lập phiếu chi làm 3 liên (kế toán thanh toán giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, người đi tạm ứng giữ 1 liên)
- Cán bộ công nhân viên nhận phiếu chi (2 liên) trình lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính ký tên rồi mang phiếu chi qua phòng thủ quỹ
Bước 4. Chi tiền
- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi chi tiền cho cán bộ công nhân viên đi tạm ứng
- Thủ quỹ trả cho cán bộ công nhân viên một phiếu, phiếu còn lại thủ quỹ giữ để lưu cùng chứng từ tạm ứng.
- Cán bộ công nhân viên phải kiểm tra tiền trước khi rời khỏi phòng thủ quỹ và giữ giấy chi tạm ứng trong suốt quá trình công tác
Bước 5. Quá trình sử dụng
- Cán bộ nhân viên nhận tiền phải sử dụng đúng mục đích
- Tất cả các khoản chi phải có chứng từ minh chứng kèm theo
- Khi hoàn ứng phải lập bảng kê cho tất cả các khoản mục đã sử dụng. Hoàn ứng phải đúng thời hạn qui định, nếu không hoàn ứng đúng hạn nhà trường buộc phải phạt theo lãi suất ngân hàng.
3.1.3.2 Biểu mẫu sử dụng
- Kế hoạch tạm ứng mẫu C313-HD
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu C37 - HD
- Phiếu chi mẫu C31 - BB
3.1.4. Nghiệp vụ chi trả tiền lương
3.1.4.1 Quy trình công việc
Bước 1. Chấm công
- Hàng ngày cán bộ phụ trách chấm công của đơn vị phải chấm công cho tất cả các cán bộ công nhân viên đi làm
- Bảng chấm công phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt rồi nộp ngay cho phòng Tổ chức Cán bộ khi hết tháng
Bước 2. Nhận chứng từ
- Từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng phòng Tổ chức Cán bộ kiểm tra tất cả các bảng chấm công của các đơn vị rồi gởi cho kế toán lương tại phòng Kế hoạch Tài chính
- Ngày 06 hàng tháng phòng Quản trị Vật tư gởi bảng nợ tiền điện nước cho kế toán lương tại phòng Kế hoạch Tài chính
Bước 3. Nhập liệu
Ngày 07 đến ngày 10 hàng tháng kế toán Lương nhập tất cả dữ liệu thu thập được vào máy tính, kiểm tra tính toán và in bảng lương
Bước 4. Trình duyệt
- Ngày 11 đến ngày 13 hàng tháng kế toán lương trình bảng lương cho lãnh đạo phòng, phòng Tổ chức Cán bộ, Ban Giám hiệu duyệt
- Trong thời gian này kế toán lương cung cấp hồ sơ cho kế toán ngân hàng về số tiền lương mà đơn vị phải trả
- Kế toán ngân hàng làm thủ tục (ủy nhiệm chi) trình Ban Giám hiệu duyệt và gởi cho Ngân hàng trước ngày 15 hàng tháng
Bước 5. Chi trả lương
- Ngày 15 hàng tháng Ngân hàng đã đổ lương vào tài khoản cho tất cả cán bộ công nhân viên
- Khi đi nhận bảng thanh toán tiền lương thư ký đơn vị phải trả bảng thanh toán tiền lương có đầy đủ chữ ký của tháng trước cho kế toán lương, nhận bảng thanh toán tiền lương của tháng này qua phòng quỹ ký tên và nhận số tiền cho những cán bộ công nhân viên chưa có tài khoản
- Ngày 16 cán bộ công nhân viên phải trả kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình nếu có sai sót gì phải gặp kế toán lương để giải quyết
- Sau khi kiểm tra cán bộ công nhân viên phải ký tên vào bảng lương
3.1.4.2 Biểu mẫu sử dụng
- Bảng chấm công mẫu C01a-HD
- Bảng thanh toán tiền lương mẫu C02a-HD
3.1.5 Nghiệp vụ chi trả học bổng
3.1.5.1 Quy trình công việc
Bước 1. Xét duyệt
Phòng Đào tạo lập danh sách những sinh viên được nhận học bổng rồi trình Ban giám hiệu duyệt
Bước 2. Thông báo
- Phòng đào tạo thông báo cho tất cả các khoa, bộ môn, phòng Kế hoạch Tài chính danh sách những sinh viên được nhận học bổng.
- Kế toán học bổng căn cứ vào danh sách sinh viên nhận học bổng đã được Ban Giám hiệu duyệt lập bảng kê thanh toán học bổng
Bước 3. Chi trả học bổng
- Khi nhận được quyết định cùng danh sách chi trả học bổng từ phòng Đào tạo kế toán học bổng phải lập bảng kê thanh toán học bổng cho tất cả sinh viên trình lãnh đạo phòng phê duyệt
- Ngày 20 đến ngày 30 hàng tháng đại diện lớp (lớp trưởng, lớp phó, bí thư) lên phòng Kế hoạch Tài chính gặp kế toán học bổng.
- Kế toán học bổng kiểm tra, ghi tên, lớp, số tháng, số tiền vào bảng kê.
- Sinh viên cầm bảng kê qua phòng thủ quỹ nhận tiền
- Thủ quỹ căn cứ vào số tiền trên bảng kê chi trả tiền cho sinh viên. Sinh viên phải ký, ghi rõ họ và tên trên bảng kê, sinh viên phải kiểm tra tiền trước khi rời phòng thủ quỹ
3.1.5.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Quyết định của Hiệu trưởng về việc cấp phát học bổng mẫu C 3.1.5 a
- Danh sách những sinh viên được nhận học bổng mẫu C 3.1.5 b
- Bảng kê thanh toán học bổng mẫu C03-HD
3.1.6 Nghiệp vụ chi trả tiền giảng
3.1.6.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập kế hoạch
Hàng năm các Khoa/Bộ môn phải lập kế hoạch về giảng dạy, thực hành thực tập, coi thi, chấm thi nộp cho phòng Đào tạo, phòng Kế hoạch Tài chính
Bước 2. Lập bảng thanh toán tiền giảng
- Cuối mỗi học kỳ phòng Đào tạo kiểm tra giữa kế hoạch và thực tế lập bảng thanh toán tiền giảng cho các Khoa/Bộ môn
- Thư ký đơn vị nhận bảng thanh toán tiền giảng tại phòng Đào tạo về kiểm tra. Sau khi kiểm tra bảng thanh toán tiền giảng thư ký đơn vị nộp cho kế toán theo dõi kinh phí đào tạo tại phòng Kế hoạch Tài chính. Kế toán theo dõi kinh phí đào tạo kiểm tra tất cả các mục trên bảng thanh toán tiền giảng rồi cho ý kiến của mình, trình lãnh đạo phòng phê duyệt
- Thư ký đơn vị nhận lại bảng thanh toán tiền giảng đã được lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính phê duyệt, trình Ban giám hiệu duyệt rồi trở lại phòng Kế hoạch Tài chính gặp kế toán công nợ để làm thủ tục tạm ứng (giống như phần nghiệp vụ chi tạm ứng mục 3.1.3) hoặc kế toán thanh toán để làm thủ tục chi tiền nếu là thanh toán trực tiếp, hoặc qua ATM
3.1.6.2 Chứng từ, biểu mẫu cần thiết
- Bảng thanh toán tiền giảng, coi thi, chấm thi mẫu (Đào Tạo )
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu C37-HD
- Phiếu chi mẫu C31-BB
3.1.7 Nghiệp vụ chi trả tiền công tác phí
3.1.7.1 Quy trình công việc
Bước 1. Đề nghị cấp xe
Cá nhân/đơn vị có nhu cầu lên phòng Quản trị Vật tư nhận giấy đề nghị cấp xe và ghi đầy đủ thông tin rồi nộp cho phòng Quản trị Vật tư
Bước 2. Điều động xe
- Phòng Quản trị Vật căn cứ vào giấy đề nghị cấp xe lập giấy điều động xe (ghi rõ số xe, tài xế, số lít xăng hoặc dầu, nhớt)
- Tài xế nhận giấy điều động xe tại phòng Quản trị Vật tư rồi sang phòng Kế hoạch Tài chính ghi phiếu xuất xăng dầu
- Kế toán căn cứ vào giấy điều động xe lập phiếu xuất xăng dầu cho Tài xế. Tài xế trình lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính duyệt
Bước 3. Hoàn thành công tác
- Khi hoàn thành công tác cán bộ công nhân viên phải lập bảng kê thanh toán tiền vé tàu xe, vé cầu đường rồi nộp cho phòng Kế hoạch Tài chính
- Kế toán căn cứ vào giấy đi đường kế toán tính tiền công tác phí cho cán bộ công nhân viên rồi thông báo cho cán bộ công nhân viên nhận tiền
- Cán bộ công nhân viên nhận lại hồ sơ của mình từ kế toán công tác phí rồi qua thủ quỹ nhận tiền
3.1.7.2 Chứng từ, biểu mẫu cần thiết
- Giấy đề nghị cấp xe mẫu C 3.1.7 a
- Giấy đi đường mẫu C06-HD
- Giấy điều động xe mẫu C 3.1.7 b
- Phiếu xuất xăng mẫu C 3.1.7 c
- Bảng kê tính tiền công tác phí mẫu C12-HD
3.1.8 Nghiệp vụ chi nghiên cứu khoa học
3.1.8.1 Quy trình công việc
Bước 1. Đăng ký
- Cán bộ công nhân viên có nhu cầu nghiên cứu khoa học phải làm thủ tục đăng ký tại phòng Nghiên cứu Khoa học (thời hạn do phòng Nghiên cứu Khoa học qui định)
- Phòng Nghiên cứu Khoa học lập hồ sơ trình duyệt rồi gởi cho phòng Kế hoạch Tài chính 01 bộ danh sách đăng ký đề tài (cấp bộ, cấp trường, sinh viên) đã được cấp thẩm quyền phê duyệt
Bước 2. Nhận tiền hoạt động
- Khi đến thời hạn làm đề tài cán bộ công nhân viên lên phòng Kế hoạch Tài chính gặp Kế toán theo dõi kinh phí nghiên cứu khoa học, kế toán xác nhận đã có nguồn kinh phí vào giấy thông báo cấp kinh phí do phòng Nghiên cứu khoa học cấp.
- Kế toán theo dõi nghiên cứu khoa học chuyển hồ sơ cho kế toán công nợ
- Kế toán công nợ là thủ tục tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên
- Quy trình tạm ứng giống như nghiệp vụ chi tạm ứng (nghiệp vụ 3.1.3)
3.1.8.2 Chứng từ, biểu mẫu cần thiết
- Danh sách đề tài nghiên cứu (cấp bộ, cấp trường, cấp sinh viên) mẫu C 3.1.8 a
- Thông báo kinh phí mẫu C 3.1.8 b
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu C37-HD
- Phiếu chi mẫu C31-BB
3.1.9 Nghiệp vụ chi hợp tác quốc tế
3.1.9.1 Quy trình công việc
- Khi phát sinh công việc chủ nhiệm chương trình/dự án lên phòng Kế hoạch Tài chính gặp kế toán theo dõi hợp tác quốc tế làm thủ tục rút tiền về hoạt động
- Kế toán kiểm tra và phê ý kiến vào giấy tạm ứng.
- Kế toán hợp tác quốc tế chuyển hồ sơ qua kế toán công nợ
- Kế toán công nợ làm thủ tục tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên. Quy trình tạm ứng giống như nghiệp vụ tạm ứng (3.1.3)
3.1.9.2 Biểu mẫu chứng từ cần thiết
- Giấy rút tiền mẫu C 3.1.9 a
- Giấy báo Nợ/Có của ngân hàng/kho bạc mẫu
- Phiếu chi mẫu C31-BB
3.1.10 Nghiệp vụ chi từ hoạt động bên ngoài
3.1.10.1 Quy trình công việc
Bước 1. Nhận chứng từ
Khi phát sinh các nghiệp vụ chi từ hoạt động bên ngoài cá nhân/đơn vị cung cấp dịch vụ cho trường đem hồ sơ lên phòng Kế hoạch Tài chính để thanh toán
Bước 2. Trình duyệt
- Kế toán theo dõi phần hành công việc có liên quan kiểm tra chứng từ và trình lãnh đạo phòng duyệt
- Cá nhân/đơn vị nhận hồ sơ từ kế toán tại phòng Kế hoạch Tài chính trình Ban Giám hiệu duyệt rồi mang trở lại phòng Kế hoạch Tài chính gặp kế toán thanh toán
Bước 3. Chi tiền
- Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng kê thanh toán đã được Ban Giám hiệu duyệt lập phiếu chi
- Cá nhân/đơn vị nhận phiếu chi qua phòng thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi chi tiền. Cá nhân/đơn vị phải kiểm tra tiền trước khi rời qũy
3.1.10.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Hợp đồng thuê mướn, hợp đồng kinh tế mẫu C322-HD
- Bảng kê thanh toán mẫu C 3.1.10a
- Hoá đơn GTGT mẫu 01GTKT-3LL
- Hoá đơn bán lẻ mẫu 02GTGT-3LL
- Phiếu chi mẫu C31-BB
3.1.11 Nghiệp vụ chi hoạt động sửa chữa lớn
3.1.11.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập kế hoạch
Đơn vị có nhu cầu mua sắm trang bị tài sản cố định lập kế hoạch trình thủ trưởng đơn vị duyệt. Kế hoạch này sẽ nộp cho phòng Quản trị Vật tư
Bước 2. Trình duyệt
- Sau khi phòng Quản trị Vật tư kiểm tra/đối chiếu sự cần thiết và phù hợp của việc sửa chữa lớn. Phòng Quản trị Vật tư cho ý kiến cụ thể, nếu chấp thuận thì sẽ chuyển kế hoạch trang bị sang phòng Kế hoạch Tài chính (Trưởng phòng) để phòng Kế hoạch Tài chính phê duyệt tài chính
- Phòng Quản trị Vật tư nhận lại kế hoạch từ phòng Kế hoạch Tài chính và trình Ban giám hiệu duyệt. Nếu được Ban giám hiệu chấp thuận phòng Quản trị Vật tư triển khai thực hiện (chọn giá, đấu thầu…)
Bước 3. Nộp tiền đấu thầu
- Những cá nhân/đơn vị kinh doanh cung cấp tài sản cho trường liên hệ với phòng Quản trị Vật tư nhận giấy nộp tiền và ghi đầy đủ các thông tin quy định
- Sau đó cầm giấy nộp tiền qua phòng Kế hoạch Tài chính trình lãnh đạo phòng duyệt rồi gặp kế toán thanh toán làm phiếu thu tiền
- Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền lập phiếu thu trình lãnh đạo phòng duyệt rồi đưa cho người nộp tiền
- Người nộp tiền cầm phiếu thu qua phòng thủ quỹ nộp tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu thu tiền và trả lại cho người nộp tiền liên 2 đã ký tên đóng dấu đã thu tiền
Bước 4. Soạn hợp đồng
- Những cá nhân/đơn vị trúng thầu liên hệ với phòng Quản trị Vật tư soạn thảo hợp đồng cung cấp tài sản
- Phòng Quản trị Vật tư trình hợp đồng cho Ban Giám hiệu duyệt
Bứơc 5. Nghiệm thu, bàn giao tài sản sửa chữa lớn hoàn thành
Khi việc sửa chữa đã hoàn thành phòng Quản trị Vậ tư và đơn vị được sửa chữa phải lập biên bản nghiệm thu tài sản, biên bản bàn giao tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng
Bước 6. Chuyển tiền
Phòng Kế hoạch Tài chính căn cứ vào hồ sơ sửa chữa tài sản (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao… ) chuyển khoản cho đơn vị cung cấp đúng thời hạn quy định
3.1.11.2 Biểu mẫu sử dụng
- Kế hoạch mẫu C 3.1.11 a
- Hợp đồng mẫu C322-HD
- Giấy báo giá mẫu C 3.1.2 b
- Biên bản xét thầu mẫu C 3.1.2 c
- Giấy nộp tiền mẫu C 3.1.2 d
- Phiếu thu mẫu C30-BB
- Biên bản nghiệm thu tài sản mẫu C50-HD
- Biên bản bàn giao tài sản mẫu C54-HD
- Biên bản thanh lý hợp đồng mẫu C51-HD
3.2 NGHIỆP VỤ THU
3.2.1 Nghiệp vụ thu học phí
3.2.1.1 Quy trình công việc
Bước 1. Thông báo học phí
- Phòng Kế hoạch tài chính cùng với phòng Đào tạo thảo luận lập mức học phí phải thu của sinh viên
- Phòng kế hoạch Tài chính ra thông báo về mức học phí, thời gian nộp, thời gian khóa sổ trình Ban Giám hiệu duyệt rồi gởi thông báo cho tất cả các Khoa/Bộ môn có sinh viên theo học
Bước 2. Sinh viên đi nộp tiền
- Khi đi nộp tiền sinh viên phải đeo thẻ sinh viên lên gặp kế toán học phí tại phòng Kế hoạch Tài chính
- Sinh viên điền mã số sinh viên, họ và tên, lớp vào phiếu đăng ký ngay tại phòng kế toán học phí (hiện là phòng 11b)
- Kế toán học phí lấy phiếu đăng ký nộp tiền của sinh viên nhập mã số sinh viên. Kế toán học phí kiểm tra mức học phí, số phiếu, ngày tháng năm thu học phí rồi xuất biên lai ra máy in
- Sinh viên nhận lại biên lai và phải qua phòng thủ quỹ nộp tiền ngay
- Sinh viên xuất trình biên lai của mình cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào biên lai thu tiền của sinh viên để thu tiền
- Thủ quỹ trả lại biên lai thu tiền (liên 2) cho sinh viên. Sinh viên phải giữ phiếu thu học phí của mình trong suốt quá trình học tập nghiên cứu tại trường
3.2.1.2 Biểu mẫu chứng từ cần thiết
- Bảng mức học phí mẫu C 3.2.1 a
- Thông báo thu học phí mẫu C 3.2.1 b
- Biên lai thu học phí mẫu C30-BB
3.2.2 Nghiệp vụ thu tiền học lại
3.2.2.1. Quy trình công việc
Bước 1. Phát sổ
- Định kỳ (đầu học kỳ, đầu tháng, đầu quý) thư ký/giáo vụ khoa nhận sổ đăng ký học lại tại kế toán học phí phòng Kế hoạch Tài chính
- Kế toán học phí ghi tên vào bảng kê biên lai thu tiền phát cho đơn vị. Phát biên lai cho thư ký/giáo vụ khoa. Thư ký/giáo vụ khoa nhận biên lai và ký tên vào danh sách
Bước 2. Sinh viên đăng ký
- Sinh viên lên gặp thư ký/giáo vụ khoa đăng ký học lại
- Thư ký/giáo vụ khoa căn cứ vào số tín chỉ môn học thu tiền của sinh viên theo mức quy định
Bước 3. Thư ký/giáo vụ khoa đăng ký cho sinh viên
- Thư ký/giáo vụ khoa lập danh sách những sinh viên học lại/thi mới rồi đăng ký tại phòng đào tạo. Sau đó gặp kế toán học phí làm thủ tục nộp tiền
- Kế toán học phí căn cứ vào danh sách đăng ký nhập liệu vào máy tính rồi xuất biên lai thu tiền cho thư ký/giáo vụ khoa
- Thư ký/giáo vụ khoa cầm phiếu thu qua phòng thủ quỹ nộp tiền
3.2.2.2 Biểu mẫu chứng từ cần thiết
- Biên lai thu học phí, lệ phí
- Phiếu thu mẫu C30-BB
- Bảng kê danh sách sinh viên nộp tiền mẫu C 3.2.2 b
3.2.3 Nghiệp vụ thu kinh phí đào tạo địa phương
3.2.3.1 Quy trình công việc
Bước 1. Thông báo xét tuyển
- Khi có quyết định tuyển sinh phòng Đào tạo duyệt chương trình đào tạo, phòng Kế hoạch tài chính duyệt về tài chính
- Thông báo được gởi cho tất cả các địa phương liên kiết với trường
Bước 2. Soạn thảo hợp đồng
- Kế toán học phí địa phương liên hệ với người đại diện của địa phương soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng được lãnh đạo phòng duyệt rồi gởi cho phòng Đào tạo duyệt
- Kế toán học phí địa phương nhận hợp đồng từ phòng đào tạo trình Ban Giám hiệu duyệt rồi gửi cho các đơn vị liên kết.
Bước 3. Thu tiền
- Đến thời hạn thanh toán trên hợp đồng các địa phương liên kết phải chuyên tiền vào tài khoản của trường
- Các đơn vị liên kết nếu không nộp tiền đúng thời hạn quy định trên hợp đồng nhà trường buộc phải tính tiền lãi trong thời gian nộp chậm theo lãi suất ngân hàng
Bước 4. Thanh lý hợp hợp đồng
- Khi kết thúc hợp đồng địa phương liên kết phải làm biên bản thanh lý hợp đồng
- Phòng kế hoạch tài chính căn cứ vào chứng từ theo dõi thanh lý hợp đồng cho địa phương liên kết
3.2.3.2 Biểu mẫu chứng từ cần thiết
- Hợp đồng mẫu C322-HD
- Biên bản thanh lý hợp đồng mẫu C51-HD
- Giấy báo có của Ngân hàng mẫu
- Phiếu thu mẫu C30-BB
3.2.4 Nghiệp vụ thu hoàn ứng
3.2.4.1 Quy trình công việc
Bước 1. Lập bảng kê thanh toán
- CBCNVC đã tạm ứng lập bảng kê hoàn ứng trình lãnh đạo đơn vị duyệt
- Bảng kê hoàn ứng phải đính kèm theo những chứng từ đã chi
Bước 2. Trình duyệt
- CBCNVC khi hoàn ứng lên gặp kế toán công nợ nhận giấy thanh toán tạm ứng rồi ghi đầy đủ các thông tin trên giấy thanh toán tạm ứng
- CBCBVC gởi lại giấy thanh toán tạm ứng cùng chứng từ kèm theo cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ phải kiểm tra tất cả chứng từ hoàn ứng rồi ký tên trên bảng kê hoàn ứng, trình lãnh đạo phòng, Ban giám hiệu duyệt
- Kế toán công nợ nhận hồ sơ hoàn ứng từ Ban giám hiệu, vào sổ hoàn ứng cho đơn vị/cá nhân và thông báo cho đơn vị/cá nhân về việc hoàn ứng đã hoàn thành
- Nếu đơn vị/cá nhân chi quá số tiền mà mình tạm ứng thì làm thủ tục chi bổ sung
- Nếu đơn vị/cá nhân chi không hết số đã tạm ứng thì làm thủ tục hoàn trả lại số tiền chi không hết cho trường
3.2.4.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Bảng kê hoàn ứng mẫu C323-HD
- Giấy thanh toán tạm ứng mẫu C33 - BB
- Phiếu thu (nếu có thu hồi lại số tiền đã tạm ứng) mẫu C30 - BB
- Phiếu chi (nếu chi thêm) mẫu C31 - BB
3.2.5 Nghiệp vụ thu từ các hoạt động liên kết
(bãi xe, mặt bằng, trạm di động…)
3.2.5.1 Quy trình công việc
Bước 1. Thông báo xét thầu
Phòng Quản trị Vật ra thông báo xét thầu
Bước 2. Nộp tiền đấu thầu
- Những cá nhân/đơn vị kinh doanh cung cấp tài sản cho trường liên hệ với phòng Quản trị Vật tư nhận giấy nộp tiền và ghi đầy đủ các thông tin quy định, sau đó qua phòng Kế hoạch Tài chính trình lãnh đạo phòng duyệt rồi gặp kế toán thanh toán làm phiếu thu tiền
- Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền lập phiếu thu trình lãnh đạo phòng duyệt rồi đưa cho người nộp tiền. Người nộp tiền qua phòng thủ quỹ nộp tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu thu tiền và trả lại cho người nộp tiền liên 2 (ký tên đóng dấu đã thu tiền)
Bước 4. Soạn thảo hợp đồng
- Những đơn vị trúng thầu liên hệ với phòng Quản trị Vật tư soạn thảo hợp đồng liên kết
- Phòng Kế hoạch Tài chính căn cứ vào hợp đồng thu tiền đúng hạn
Bước 5. Định kỳ thu tiền
- Căn cứ vào hợp đồng kế toán theo dõi trực tiếp nhắc nhở các đơn vị liên kết khi đến thời hạn nộp tiền
- Người đại diện cho đơn vị liên kết lên phòng kế hoạch tài chính nhận giấy nộp tiền ghi đầy đủ thông tin và mang sang cho kế toán theo dõi các hoạt động liên kết kiểm tra
- Người đại diện nhận lại giấy nộp tiền trình lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính duyệt rồi qua kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền đã được duyệt lập phiếu thu
- Người đại diện nhận lại phiếu thu rồi qua phòng thủ quỹ để nộp tiền
3.2.5.2 Biểu mẫu sử dụng
- Hợp đồng mẫu C322-HD
- Biên bản xét thầu mẫu C 3.1.2 c
- Phiếu thu mẫu C30-BB
3.2.6 Nghiệp vụ thu từ lệ phí tuyển sinh
3.2.6.1 Quy trình công việc
Bước 1. Thông báo tuyển sinh
Hiệu trưởng thông báo tuyển sinh
Bước 2. Nhận hồ sơ
Các thí sinh/đơn vị nộp hồ sơ theo địa chỉ: phòng Đào tạo trường Đại học Nông lâm Tp. HCM khu phố 6, phường Linh Trung, quận Thủ Đức Tp. HCM
Bước 3. Phân điểm thi
- Phòng Đào tạo có trách nhiệm liên hệ và phân điểm thi
- Phòng Kế hoạch Tài chính dựa vào danh sách thí sinh lên kế hoạch thu chi cho từng điểm thi
Bước 4. Thu tiền
- Trưởng điểm thi phân công cán bộ coi thi và phổ biến quy chế tuyển sinh
- Thư ký điểm thi phát hồ sơ cho các bộ coi thi
- Cán bộ coi thi thu tiền của thí sinh theo đúng tên trong danh sách, nộp tiền thu được cho thư ký điểm thi
- Phòng Kế hoạch Tài chính thu tiền lại từ thư ký điểm thi
3.2.6.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Danh sách thi sinh mẫu C 3.2.6 a
- Bảng kê thí sinh nộp tiền mẫu C 3.2.6 b
- Phiếu thu mẫu C30-BB
3.2.7 Nghiệp vụ thu từ các đơn vị sự nghiệp có thu
3.2.7.1 Quy trình công việc
Bước 1. Xây dựng qui chế chi tiêu
Các đơn vị sự nghiệp có thu xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ trình Ban giám hiệu duyệt
Bước 2. Thu tiền
- Căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của trường Đại học Nông lâm hàng năm các trung tâm phải nộp lại số tiền (%) cho trường
- Khi nộp tiền các đơn vị lên phòng Kế hoạch Tài chính gặp kế toán theo dõi các khoản thu của đơn vị có thu. Kế toán căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ tính số tiền mà đơn vị phải nộp
- Đơn vị nhận giấy nộp tiền ghi đầy đủ thông tin trên giấy nộp tiền trình lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính duyệt. Sau đó gặp kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền lập phiếu thu cho đơn vị. Đơn vị cầm phiếu thu qua phòng thủ quỹ nộp tiền
3.2.7.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Giấy nộp tiền mẫu C 3.1.2 d
- Phiếu thu mẫu C30-BB
3.2.8 Nghiệp vụ thu từ thanh lý tài sản
3.2.8.1 Quy trình công việc
Bước 1. Thông báo xét thầu
Phòng Quản trị Vật tư thông báo đấu thầu
Bước 2. Thu tiền
- Các đơn vị trúng thầu nhận nộp tiền tại phòng Kế hoạch Tài chính rồi ghi đầy đủ các thông tin quy định trên giấy nộp tiền
- Sau đó trình lãnh đạo phòng Kế hoạch Tài chính duyệt rồi qua kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy nộp tiền lập phiếu thu
- Đơn vị trúng thầu nhận phiếu thu từ kế toán thanh toán qua phòng thủ quỹ nộp tiền
3.2.8.2 Biểu mẫu, chứng từ cần thiết
- Giấy nộp tiền mẫu C 3.1.2 c
- Phiếu thu mẫu C30-BB
Số lần xem trang: 2203
Điều chỉnh lần cuối: 21-05-2015